ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

จดหมายเวียน (Mail Merge)
จดหมายเวียน (Mail Merge) เป็นการส่งจดหมายที่มีเนื้อความในจดหมายคล้ายๆ กันไปให้กับผู้รับจำนวนมาก เช่น ส่งจดหมายเชิญมาสังสรรค์ หรือจดหมายการเปิดตัวของสินค้า การสร้างจดหมายทีละฉบับค่อนข้างจะเสียเวลามาก เพราะต้องคัดลอกข้อความเดิมๆ มาใส่ และต้องมาแก้ไขชื่อผู้รับให้ถูกต้อง ฯลฯ
ใน Word มีตัวช่วยให้การสร้างจดหมายเวียนเหล่านี้ทำได้ง่ายขึ้น โดยมีหลักการว่า ให้รวบรวมรายชื่อผู้รับเก็บไว้ทั้งหมด แล้วสร้างจดหมายขึ้นมาเพียงฉบับเดียว Word จะนำรายชื่อผู้รับทั้งหมดสร้างจดหมายให้โดยอัตโนมัติ

เริ่มที่สร้างเนื้อความในจดหมาย
ขั้นตอนแรกให้สร้างเนื้อความในจดหมายไว้ก่อน โดยเว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อหรือที่อยู่ของผู้รับ การสร้างเนื้อความนี้อาจสร้างจาก Letter Wizard โดยเลือกคำสั่ง Tools > Letter Wizard (เครื่องมือ > ตัวช่วยสร้างจดหมาย) หรือจะสร้างเอกสารเปล่าๆ ก็ได้
จากตัวอย่างจดหมายจะพบว่าผู้เขียนไม่ได้ใส่ชื่อผู้รับ โดยจะเว้นเป็นที่ว่างเอาไว้เพราะต้องการให้ Word ใส่ให้เองใยภายหลัง เมื่อสร้างเนื้อความเรียบร้อยแล้ว ก็ให้ Save (บันทึก) จดหมายนี้เก็บไว้ภายหลัง แต่อย่าเพิ่งเปิดเอกสารนี้

สร้างฐานข้อมูลของผู้รับ
เมื่อเราได้เนื้อความในจดหมายเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือรวบรวมรายชื่อของผู้รับทั้งหมดมาเก็บรบวรวมไว้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. จากจดหมายที่เราได้สร้างในหัวข้อที่แล้ว ให้เลือกคำสั่ง Tools > Mail Merge (เครื่องมือ > จดหมายเวียน)

2. คลิกที่ปุ่ม Create (สร้าง) จากนั้นคลิกที่ Form Letters (ฟอร์มจดหมาย) เพื่อบอกให้ Word ทราบว่าเราจะสร้างจดหมายเวียนจากจดหมาย

3. คลิกที่ปุ่ม Active Windows (หน้าต่างที่ใช้งานอยู่) เพื่อกำหนดให้สร้างจดหมายจากเอกสารที่กำลังเปิดอยู่ในปัจจุบัน

4. คลิกที่ปุ่ม Get Data (รับข้อมูล) จากนั้นให้คลิกที่ Create Data Source (สร้างแหล่งข้อมูล) เพื่อทำการรวบรวมรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ

5. กำหนดหัวข้อที่จะใช้ในการสร้างตารางข้อมูล เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ หัวข้อที่เราจะใช้งานจะปรากฏอยู่ในรายการ Field names in header row : (ชื่อแหล่งเขตข้อมูลในบรรทัดนำ)

6.หากหัวข้อใดเราไม่ต้องการให้คลิกที่รายการซึ่งอยู่ใน Field names in header row : จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Remove Field Name (เอาชื่อเขตข้อมูลออก)

7. ในกรณีที่ต้องารกเพิ่มหัวข้อเข้าไปใหม่ ให้กรอกหัวข้อลงในช่อง Field Name : (ชื่อเขตข้อมูล) จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม Add Field Name (เพิ่มชื่อเขตข้อมูล) เราจะพบหัวข้อดังกล่าวใน Field names in header row : ทันที

8. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)

9. กำหนดตำแหน่งที่ใช้เก็บข้อมูลและตั้งชื่อไฟล์ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อจัดเก็บ

10.คลิกที่ปุ่ม Edit Data Source (แก้ไขแหล่งข้อมูล) เพื่อแก้ไขข้อมูล

11.ใส่ข้อมูลต่างๆ ลงไป เช่น ชื่อ ที่อยู่ ฯลฯ ของผู้รับคนแรก

12. คลิกที่ปุ่ม Add New (เพิ่มใหม่) เพื่อกรอกข้อมูลของคนต่อไป 13. เมื่อกรอกข้อมูลจนครบแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม OK (ตกลง)

การใส่ข้อมูลลงในจดหมาย
หลังจากที่ได้สร้างจดหมายและมีรายชื่อบุคคลจนครบแล้ว ต่อไปนี้จะเป็นการนำข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่สร้างจดหมายเวียนดังนี้
1.จากจดหมายที่เราได้สร้างขึ้น ให้คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการใส่ข้อมูล

2. คลิกที่ปุ่ม Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) Word จะแสดงหัวข้อทั้งหมดที่เราได้สร้างเอาไว้

3. คลิกเลือกหัวข้อที่จะใส่ลงในจดหมาย ในตัวอย่างนี้เลือก Firstname และ Lastname หากต้องการหัวข้ออื่นๆ เพิ่มเติมก็ให้กลับไปทำตามขั้นตอนที่แล้วซ้ำอีกครั้ง

4. ทดสอบผลลัพธ์ของการสร้างจดหมายเวียน ให้คลิกที่ปุ่ม

5. ตรวจสอบว่าเนื้อความในจดหมายฉบับแรกถูกต้องหรือไม่

6. คลิกปุ่ม เพื่อตรวจสอบจดหมายฉบับอื่นๆ ต่อไป

7. คลิกปุ่ม เพื่อย้อนกลับไปดูข้อความในจดหมายฉบับที่แล้ว

8. คลิกปุ่ม เพื่อดูจดหมายฉบับแรก

9. คลิกปุ่ม เพื่อดูจดหมายฉบับสุดท้าย

การพิมพ์จดหมายเวียน
หลังจากที่ได้ตรวจสอบตัวอย่างการสร้างจดหมายเวียนแล้ว ต่อไปนี้จะเป็นขั้นตอนการพิมพ์จดหมายที่ได้สร้างไว้ ดังนี้
1. คลิกที่ปุ่ม เพื่อจัดพิมพ์จดหมายเวียนที่ได้สร้างเอาไว้
2. เลือกว่าจะให้พิมพ์จดหมายฉบับใดถึงฉบับใด หรือพิมพ์ทั้งหมด
3. คลิกปุ่ม OK (ตกลง) ก็จะได้จดหมายเวียนที่มีเนื้อความในจดหมายที่เหมือนกัน แต่แตกต่างกันที่ชื่อผู้รับ หรือข้อมูลอื่นๆ ตามที่ได้กำหนดไว้